¿Qué nos aporta una correcta y eficiente comunicación escrita en la empresa?

 

Son múltiples sus ventajas:

• Aumenta nuestra credibilidad

• Mejora nuestra imagen y nuestra capacidad de liderazgo

• Incide directamente en la mejora de los resultados

• Facilita el trabajo en equipo

• Ayuda a incrementar nuestra capacidad de gestión y nuestras dotes de persuasión

Aunque estamos en la era de las imágenes, permanentemente usamos herramientas que nos obligan a comunicarnos por escrito: realizamos presupuestos, propuestas, escribimos en las redes sociales, hacemos entradas a nuestro blog corporativo o enviamos correos electrónicos, entre otros.

Así, dado que la comunicación escrita en la empresa no es algo sólo habitual sino vital, a continuación os proponemos unas cuantas recomendaciones para trabajarla mejor y potenciarla más:

• En primer lugar, debemos saber qué queremos comunicar. ¿Cuál es el objetivo de nuestra comunicación escrita empresarial en ese momento? Si sabemos bien cuál es el objeto de nuestro escrito podremos escribir con claridad, evitando ambigüedades y, así, posteriores confusiones. Por ejemplo, es recomendable concretar de manera directa, clara y precisa el tema en el asunto de un correo electrónico o poner un buen titular en una entrada de un blog.
• “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”. La comunicación escrita en las organizaciones debe huir de retóricas innecesarias. Ha de ser atractiva e interesante, pero también inteligible y concisa. Aunque si es necesario pueden aportarse detalles o datos que ilustren el tema tratado, hemos de evitar, en todo momento, que sean escritos repetitivos. Para ello, algunos consejos serían:
  • Haga frases, párrafos y textos cortos en general. Organice las diferentes ideas en párrafos separados. No utilice en exceso frases subordinadas.
  • Use palabras comunes y corrientes. Suprima las palabras innecesarias.
  • Evite la forma pasiva de los verbos, abuse de la forma activa.
  • Prescinda de detalles excesivos.
  • Utilice correctamente la ortografía, la gramática y los signos de puntuación.
• Cuide el tono del mensaje. En las comunicaciones escritas no existe el lenguaje corporal, la comunicación no verbal, y por tanto, cómo decimos las cosas también es importante para no causar reacciones negativa en el/la interlocutor/a.
• Piense en el lector cuando escriba el texto. Utilice el registro adecuado en función del destinatario del mensaje.
• Repase el texto y reescriba. Las palabras escritas “no se las lleva el viento”. Las comunicaciones escritas tienen más trascendencia que las orales por su naturaleza permanente.
• Tenga en cuenta que el momento entre la creación del mensaje y la lectura del mismo son diferentes en el tiempo